■テキストファイルの取り込み

  • access は、.txt, .csv, .asc, .tabをサポート。

 

  • 最初のレコードにフィールド名を入れておく。
  • ただし、固定長テキストファイルをインポートする場合は、最初の行の値がフィールド名として処理されるように指定することはできない。
  • ソースファイルは閉じてからインポート作業を行う。
  • 列を (ウィザード ページの下半分の部分で) クリックして、対応するフィールドのプロパティを表示する。
  • プロパティを確認し、必要であれば、インポート先フィールドの名前とデータ型を修正する。
  • フィールドにインデックスを作成するには、[インデックス] を [はい] に設定する。
  • インポート元の列を完全にスキップするには、[このフィールドをインポートしない] チェック ボックスをオンにして、[次へ] をクリックする。
  • レコードを新規テーブルに追加する場合は、テーブルの主キーを指定するように指示される。
  • [主キーを自動的に設定する] を選択すると、インポート先テーブルの最初のフィールドとしてオートナンバー フィールドが追加され、一意の ID (1 から開始) が自動的に生成されて格納される。[次へ] をクリックする。
  • メモ   レコードを既存テーブルに追加する場合、インポート対象フィールドに関する情報を指定できるウィザードのページは表示されない。

 

■扱えるファイルの大きさ

  • MS Accessが扱えるファイルの最大サイズは２GB
  • MS Excel2003は、最大行数＝65,536，最大列数=256
  • MS Excel2007以降は、最大行数＝1,048,576, 最大列数＝16,384
  • AccessからExcelにexportする場合、65,000 を超える行が含まれるテーブルをエクスポートするときには、[書式設定とレイアウトを保持したままデータをエクスポートする] をクリックしないようする。（そうしないと65,00行までしかexportできない。）

 

■Excel と Accessの違い

  • Accessは大量のデータが扱える
  • AccessはRDB(Relational Database)

■基本操作

  • 画面左（ナビゲーションウィンドウ）には各グループがある。
    • 「テーブル」、「クエリ」(並べ替え、抽出）、「フォーム」（入力）、「レポート」（出力）
  • 「表示」ボタンでビューを切り替える
    • 「データシートビュー」、「デザインビュー」

■テーブルの作成

  • DBを新規作成する場合は、最初にファイル名と保存先を指定する。
  • （空のデータベースを選択する画面で、右側にファイル名等を入れるボックスがある）

 

  • Tableを新規作成する場合は、最初の「上書保存」ボタンを押してテーブル名を指定する。
  • テーブル名の頭にはTを付けるとよい。
  • Tableでは「データ型」を指定する。
    • 入力ミスが減る、処理のミスが減る、処理速度が向上する等のメリット。
  • 「フィールドプロパティー」でさらに細かく指定する。
    • フィールドサイズ、ふりがな（氏名→ふりがな）、住所支援（〒番号→住所）、定型入力（年月日）など。
    • 「フィールド」とは列のこと。
    • 「フィールド名」とは列見出しのこと。
    • 「プロパティ」とは設定情報のこと。
  • テーブルプロパティで入力規則が設定できる。
  • 「主キー」はそのフィールドの内容により一意にレコードが決まるのこと。
  • フィールドの列幅の変更
    • 複数のフィールド名を選択し、境界線にマウスポインターを合わせてダブルクリック。
    • （注）これはExcelでも使えるテクニック
  • 他のレコードの編集を開始すると、その前に編集していたレコードの入力を取り消すことはできない。

■データのインポート／エクスポート

  • インポート
    • 「外部データ」→「インポートとリンク」→「Excel」
      • （注）既存のテーブルにインポートする場合は、フィールド名が全て一致していることが必要。
      • （注）新規テーブルとしてインポートする場合は、プロパティ等を追加する必要がある。
      • （注）Excelデータをリンクさせておくという方法がある。（要別途研究）
    • 「外部データ」→「インポートとリンク」→「Access」
  • エクスポート
    • 「外部データ」→「エクスポート」→「Excel」
    • Excelにエクスポートしたら、Excelでファイルを開け、「全てのフィールド名をドラッグして選択し、右端の境界線をダブルクリック」し、フィールドの幅を最適化する。

■想定されるデータ抽出（データ量を小さくすることを含む）

 

  • 選択フィルターを用いて抽出（対象を絞り込む）
    • 「コーヒー」という語を含む商品を抽出する
  • フォームフィルターを用いて抽出
    • 「20代」を抽出する
    • 「神奈川県在住者」を抽出する
  • （コメント)購買DBと商品DBがあるので、それを結合して抽出しないと、Excelでは扱いにくいのではないか。⇒　そのとおり。RDBとして抽出するには、クエリの作成が必要！

 

■複数テーブル間のリレーションの作成

  • 「データベースツール」→「リレーションシップ」→（必要なテーブルを選択）→（フィールドリストのフィールドを他のテーブルのフィールドにドラッグ）
  • （コメント）これを行ってはじめてRDBが形成されるということ。とっても重要。

■選択クエリの作成

  • （テーブルを選択）→「作成」タブ→「クエリデザイン」
    →（クエリで使用するテーブルを選択）
    →（フィールドリストが表示されるので枠をクリックして下に拡大）
    →（フィールドリストから必要なフィールドをダブルクリックで追加）
    →「実行」→（クエリを名前を付けて保存）

 

  • クエリの名前の頭にはQを付けるとよい
  • デザイングリッドのフィールドの表示順の移動　⇒　フィールドを選択してドラッグ

 

  • 並べ替え　⇒　デザイングリッドの「並べ替え」を指定
  • （複数のフィールドの並べ替えもOK）
  • データの抽出　⇒　デザイングリッドの「抽出条件」
      • （例）yes
      • （例） 神奈川県
    • or条件：デザイングリッドの「または」に指定
    • 部分一致：ワイルドカードを利用する
      • （例） 神奈川県*  とすると神奈川県相模原市・・・・を抽出可能

 ■テーブル作成クエリの作成（選択クエリを作成してから、テーブル作成クエリに変換する）

  • 「選択クエリ」をデザインビューで開く
  • 「デザイン」タブ→「クエリの種類」→「テーブルの作成」
  • →「テーブル名」の入力（または↓で既存のテーブル名をクリック）
  • →「カレントデータベース」をクリック
  • →！（実行）をクリック